業務システムの自社開発と外注、費用で比較する

自社にエンジニアがいる場合、外部への支払いは発生しませんが、担当者の人件費・学習コスト・保守にかかる時間はすべて社内で負担することになります。小規模な業務改善や、頻繁に仕様変更が発生するツールは内製との相性がよい一方、専門的な設計やセキュリティ対応が必要なシステムは、社内だけで完結させるとかえって遠回りになることがあります。

また、内製の担当者が退職・異動した場合に、システムの内容を把握している人がいなくなる「属人化」のリスクも見落とされがちです。内製する場合ほど、仕様書や設計の記録を残しておくことが重要になります。

受託開発の費用は、大きく「人件費」と「諸経費」で構成されます（出典：レバテック）。リリース後の保守・運用費用は、開発費の10〜20%/年が目安という試算もあります（出典：intra-mart）。見積もりを比較するときは、初期費用だけでなく、保守・運用まで含めた総額で見ることが大切です。

見積もりを複数社から取ると、金額の合計だけに目が行きがちですが、実際に比較すべきは「何が含まれていて、何が含まれていないか」です。テスト工程が別料金になっている、リリース後の初期不具合対応の範囲が契約書に明記されていない、操作マニュアルの作成が含まれていない、といったケースは珍しくありません。金額だけでなく、対応範囲まで含めて比較することをおすすめします。

見積書の金額だけを横に並べて比較すると、対応範囲が狭い会社ほど安く見えてしまうことがあります。契約前に「見積もりに含まれる作業」を箇条書きで確認しておくと、あとからの認識違いを防ぎやすくなります。

判断の軸はシンプルです。「自社に専門人材がいるか」「仕様が固まっているか」「セキュリティや外部連携の専門知識が必要か」の3点を確認し、専門性が必要な部分から外注を検討するのが現実的です。例えば、デザインを自社で抱えているなら開発だけを依頼する、情報システム部門があるなら運用・保守は内製にする、といった切り分けが一般的な考え方として紹介されています（出典：Re:Kaizen）。

例えば、基幹となるPOS・在庫管理は自社にすでにあるツールをそのまま使い、そこに足りない「複数店舗の集計」「給与計算との連携」といった部分だけを外部に開発してもらう、という進め方があります。ゼロから全部を作り直すよりも初期費用を抑えやすく、既存の運用を大きく変えずに済むのが利点です。

逆に、社内にエンジニアが1〜2名しかいない場合は、専門性の高い部分（外部システムとの連携やセキュリティ対応など）だけを外注し、日々のちょっとした改修は内製で対応する、という切り分けも現実的です。

Begrit株式会社では、経営経験のある人間がプロジェクトの窓口に立ち、専門用語の"翻訳"を挟まずに要件を設計へ落とし込みます。実際に、多店舗の店舗運営を一気通貫でつなぐ「AIストアパイロット」や、100名を超えるスタッフの売上・シフト・給与を本部から一元管理する「店舗バックオフィス基盤」など、自社でも業務システムを企画・開発・継続運用しています。詳しくは実績ページでご覧いただけます。

特に店舗バックオフィス基盤は、日報の入力ひとつで月次集計・ランキング・給与計算・損益までつながる設計にしたうえで、実際に毎営業日、実データで稼働させながら運用しています。「見積もりのための説明」ではなく、「動いているものをそのまま見ていただく」ことを判断材料にしていただけます。

自社開発と外注は対立する選択肢ではなく、組み合わせて考えるものです。まずは「どこまでを自社でやり、どこから専門性が必要か」を整理したうえで、複数社に相談してみることをおすすめします。